27.11.2018
Вопрос:
Сотрудник, вернувшись из командировки в Хельсинки, предоставил 3 чека: на проживание, такси, за ужин в кафе. Оплатил их своей личной банковской картой, выписку по карте предоставил, в которой указаны суммы оплаты за предоставленные чеки в евро и в рублях. Как правильно компенсировать работнику потраченные средства? По курсу Центробанка на дату авансового отчета? Как правильно отразить в бухгалтерском учете данные расходы, по какому курсу?
Ответ:
Согласно ст.168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Из ст.168 ТК РФ следует, что работодатель обязан оплатить работнику, в частности, расходы на проживание и проезд. Обязанность работодателя оплачивать также и питание работника во время командировки трудовым законодательством не установлена. Но работодатель вправе определить порядок организации и оплаты питания работников в локальных нормативных актах (Онлайнинспекция.рф, дата обращения: 14.06.2017).
Таким образом, работодатель обязан оплатить работнику проживание и проезд, а также вправе оплатить ужин в ресторане, если такой порядок установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
При этом действующим трудовым законодательством не определено, каким образом оплачиваются командировочные расходы, произведенные в иностранной валюте. Этот порядок работодателю следует закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
При разработке порядка следует учесть, что по смыслу ст.168 ТК РФ командировочные расходы должны возмещаться в фактическом размере. Поэтому если оплата расходов в иностранной валюте производится с личной банковской карты работника, номинированной в рублях, наиболее обоснованно пересчитывать такие расходы в рубли по тому конверсионному курсу, по которому банк списывает денежные средства с банковской карты (в рублях). Такой подход отражен, например, в Письмах Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318, от 29.12.2015 N 03-03-06/77227, от 17.07.2015 N 03-03-06/41128).
При этом в бухгалтерском учете расходы отражаются на дату утверждения авансового отчета, однако сумма расходов определяется по курсу на дату списания денег с банковской карты работника (т.е. расходы определяются по фактически истраченным суммам).
Пример:
Работник оплатил счет за гостиницу 05.10.2018 на сумму 300 евро. По справке банка с банковского счета работника списана сумма в размере 22 935 руб. (по конверсионному курсу 76.45 руб./евро) По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет, который утвержден 13.10.2018 (курс ЦБ на эту дату 76,5047 руб.).
Проводка на 13.10.2017:
Дебет 20, 26, 44 Кредит 71 - 22 935 руб. - отражены расходы на проживание (курс на дату авансового отчета значения не имеет).
В аналогичном порядке отражаются расходы на проезд и питание.
При этом стоит учесть, что под освобождение от НДФЛ и страховых взносов подпадают расходы на проживание и проезд, в том числе целевые расходы на проезд на такси (п.3 ст.217, пп.2 п.1, п.2 ст.422 НК РФ, Письма Минфина России от 28.06.2016 N 03-04-06/37671, от 27.11.2013 N 03-04-05/51373, от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180). Однако расходы на питание к целевым командировочным расходам не относятся, поэтому с таких выплат лучше исчислить НДФЛ и страховые взносы (Письма Минфина от 14.10.2009 г. N 03-04-06-01/263, УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 г. N 28-11/62271, Письмо Минтруда России от 11.03.2014 г. N 17-3/В-100).