Москва: +7 495 925-52-95
пн-чт: 09.00-19.00, пт: 09.00-18.00
Линия консультаций:+7 495 223-06-80
Доход в натуральной форме от приобретения топлива работникам

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос

30.11.2018

Доход в натуральной форме от приобретения топлива работникам

Вопрос:

Наша организация планирует приобретать для работников топливо (бензин) для личного транспорта для поездок к рабочему месту. У нас рабочие места находятся в некотором удалении от города (Аэропорт Внуково). Топливо планируется приобретать у топливной компании "ЛукойлИнтеркард" путем перечисления аванса поставщику и последующим получением нашими работниками по электронным топливным картам при заправке автомобилей на бензоколонках сети Лукойл. Организация не планирует такие затраты включать в состав расходов при расчете налога на прибыль организаций, т.е. эти затраты нести за счет чистой прибыли организации. Включать эти затраты в расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль организация не планирует из-за сложности документального оформления и сопутствующих рисков - необходимо установить, рассчитывать и "укладываться" в нормы расхода, оформлять путевые листы и акты списания топлива, т.е. вести ежедневное сложное делопроизводство, требующее дополнительных трудозатрат и ответственности от работников. Наша цель - напротив создать для работников благоприятные условия для работы у нас.

Вместе с этим в этой ситуации у работника появляется натуральный доход, с которого должен быть удержан и уплачен в бюджет НДФЛ.

Вопрос - 1) В праве ли организация оплачивать топливо для работников за счет чистой прибыли? Существуют ли законодательные нормы, запрещающие такие выплаты?

2) Если такие выплаты работникам организация может выполнять, то какая документация должна оформляться?

Ответ:

1)

В том случае, если работники могут добираться до места работы общественным транспортом, но организация принимает решение оплачивать топливо для личного транспорта, такие расходы носят социальный характер. Законодательных ограничений на осуществление подобных выплат в пользу работников нет.

Однако в том случае, когда говорят о выплатах за счет чистой прибыли, обычно подразумевают распределение накопленной прибыли. Возможность распределения прибыли общества предусмотрена Федеральными законами от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Решение о распределении прибыли принимается участниками/учредителями общества и оформляется соответствующим протоколом.

Для учета нераспределенной прибыли используется счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". Аналитический учет по счету 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" организуется таким образом, чтобы обеспечить формирование информации по направлениям использования средств (Инструкция по применению Плана счетов).

Однако стоит обратить внимание на мнение Минфина, который считает, что счет 84 не предназначен для отражения всевозможных социальных, благотворительных и тому подобных расходов (Письма от 20.10.2011 № 07-02-06/204, от 19.06.2008 № 07-05-06/138, от 19.12.2008 № 07-05-06/260 и др.).

По мнению Минфина, в данном случае возникают расходы, которые по своему характеру являются прочими и должны учитываться соответствующим образом (на счете 91 "Прочие доходы и расходы").

В Рекомендациях по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2014 год (Приложение к Письму Минфина от 06.02.2015 № 07-04-06/5027) Минфин приводит следующее обоснование:

"В соответствии с ПБУ 10/99 расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Расходы признаются в том отчетном периоде, когда они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной жизни). ПБУ 10/99 не ставит признание расходов в зависимость от наличия (отсутствия) источника их финансового обеспечения (фондов развития производства, фондов потребления и иных аналогичных фондов) и периода (времени) их формирования".

Иными словами, Минфин считает, что различного рода социальные выплаты являются прочими расходами и должны учитываться на счете 91 независимо от того, что собственники могут принять решение использовать на такие мероприятия нераспределенную прибыль. При наличии решения собственников соответствующие записи производятся не только по счету 91, но также отражаются в аналитическом учете на счете 84 по направлениям использования средств (например, с использованием субсчетов "Нераспределенная прибыль прошлых лет", "Нераспределенная прибыль использованная/по направлениям/"), без изменения сальдо по счету 84.

Организация также вправе производить рассматриваемые выплаты без решений собственников, а по решению организации в лице ее руководителя (генерального директора, директора).

Напомним, генеральный директор (директор) является единоличным исполнительным органом общества, который осуществляет руководство текущей деятельностью общества (ст.69 Закона № 208-ФЗ, ст.40 Закона № 14-ФЗ).

В рамках текущей деятельности социальные выплаты могут производиться, например, следующими способами:

Способ 1: Организация, являясь работодателем в лице руководителя, вправе устанавливать социальные выплаты, например, в коллективном договоре или локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о социальной политике и т.п.). Этот вариант подходит в том случае, если оплату бензина планируется производить на постоянной основе и тогда они будут производиться в рамках трудовых отношений. В таком случае расходы по своему характеру не являться прочими, а должны признаваться расходами по обычным видам деятельности (п.5 ПБУ 10/99). При этом в налоговом учете расходы могут не учитываться.

Вариант 2: Организация может принять решение оплачивать подобные расходы вне рамок трудовых отношений, т.е., например, по приказу руководителя. Этот вариант подходит в том случае, если организация не планирует оплачивать подобные расходы на постоянной основе. В таком случае расходы будут носить характер прочих и отражаться на счете 91. При этом в налоговом учете расходы также могут не учитываться.

2)

В части документального оформления отметим следующее.

Все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, которые, как известно, могут составляться в произвольной форме, но должны содержать все реквизиты первичного учетного документа (п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

В данном случае документооборот во многом будет зависеть от того порядка, который установит сама организация. Например:

- Если будет принято решение оплачивать расходы работников на топливо для поездок на работу, то в любом случае придется организовать учет самих поездок с тем чтобы установить фактический расход топлива на поездки именно на работу, а не для личных нужд работников. Для этих целей придется использовать документы, по своему содержанию аналогичные путевым листам, в которых будут фиксироваться, в частности, маршрут поездок и расход топлива. Организации при этом придется высчитывать расход топлива именно на поездки на работу (и обратно). Кроме того, поскольку работники приобретают топливо от имени организации, придется также вести материальный учет самого топлива, а, соответственно, в установленном порядке оформлять приход и списание топлива по соответствующим документам (приходный ордер на приход, требование-накладная или акты на списание).

- Если организация примет решение оплачивать работникам топливо для любых поездок, то документооборот будет проще - по смыслу операций не надо оформлять документы, подтверждающие маршрут, однако материальный учет самого топлива вести придется. Кроме того, в данном случае высоки риски злоупотреблений со стороны работников.

- Как вариант, организация может принять решение оплачивать топливо по определенным лимитам (к примеру, не более определенного объема литров в месяц, можно в зависимости от удаленности места жительства работника от работы). По смыслу документы о маршруте движения также не нужны. Но материальный учет топлива вести придется. Кроме того, необходимо будет отслеживать превышение лимитов.

- Самым простым вариантом, который избавит организацию не только от необходимости отслеживать маршруты, но и вести материальный учет топлива, представляет вариант, когда выплаты производятся в денежной сумме. И здесь тоже возможны варианты: можно либо установить твердую сумму (причем ее можно считать в зависимости от удаленности места жительства работника от работы и примерного расхода топлива на конкретное авто), либо оплачивать топливо по чекам по определенным лимитам в качестве возмещения и т.п., в зависимости от политики самой компании. При таком варианте документооборот можно свести к минимуму (в частности, если производить выплаты в фиксированной денежной сумме, не придется учитывать никаких чеков), при этом экономически смысл выплат останется тем же - они будут носить социальный характер и, соответственно, отражаться в учете по тому же принципу.

В части НДФЛ добавим: независимо от документального оформления, если организация будет оплачивать для работников топливо при условии, что они могут добираться до работы самостоятельно, у них образуется экономическая выгода, то есть доход, облагаемый НДФЛ (ст.41, п.1 ст.210, пп.1 п.2 ст.211 НК РФ). Организация в качестве налогового агента обязана будет исчислить, удержать у работников и уплатить в бюджет соответствующий налог. При этом сам порядок удержания налога будет зависеть от оформления выплат:

- если они будут производиться в денежной сумме (как возмещение/компенсация расходов, твердая сумма и т.п.) - налог необходимо удерживать на момент каждой выплаты (пп.1 п.1 ст.223, абз.1 п.4 ст.226 НК РФ);

- если топливо будет предоставлять по топливным картам, доход будет считаться полученным в натуральной форме - в таком случае налог необходимо удерживать из любых других доходов (пп.2 п.1 ст.223, абз.2 п.4 ст.226 НК РФ).

Что касается страховых взносов, то в настоящее время официальные ведомства придерживаются подхода о том, что с любых выплат социального характера, которые не упомянуты в ст.422 НК РФ и производятся работникам, необходимо исчислять страховые взносы (см. Письма Минфина России от 12.04.2018 N 03-15-06/24316, от 21.03.2017 N 03-15-06/16239, ФНС России от 14.09.2017 N БС-4-11/18312@ на примере санаторно-курортных путевок). В судебной практике этот подход опровергается на основании правовой позиции ВАС РФ, высказанной в Постановлении Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 N 17744/12: различные выплаты социального характера не должны облагаться страховыми взносами, поскольку они не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, в связи с чем не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд). Однако существующие судебные решения пока базируются на старом Законе 212-ФЗ и ФНС считает, что эти выводы сейчас не применяются (Письмо от 14.09.2017 N БС-4-11/18312@). Так что пока не появится свежая судебная практика, наиболее безопасно начислять страховые взносы на выплаты социального характера.


Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос