Москва: +7 495 925-52-95
пн-чт: 09.00-19.00, пт: 09.00-18.00
Линия консультаций:+7 495 223-06-80

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос

01.08.2019

2-НДФЛ при смене паспорта у работника

Вопрос:

В нашей организации работала сотрудница. В июле 2018 года она уволилась. В ноябре 2018 года ей исполнилось 20 лет, и она поменяла паспорт. Сейчас в феврале 2019 года организация сдает справки 2-НДФЛ с теми паспортными данными, которые были действительны на момент работы сотрудницы в нашей организации. Обоснованы ли требования налоговой инспекции предоставить коррекцию справки 2-НДФЛ? Что организации и руководителю (гл. бухгалтеру) грозит в случае непредставления справок с новыми паспортными данными? Как правильно поступить в данной ситуации, если это не единичный случай.

Ответ:

С нашей точки зрения, указание в справке 2-НДФЛ тех паспортных данных, которые имеются в организации на дату составления справок, не является правонарушением, приводящим к негативным налоговым последствиям, поскольку это не препятствует налоговым органам идентифицировать налогоплательщика на основании другой информации (ФИО, ИНН).

Считаем, что в ответ на требования налоговых органов организация вправе, но не обязана представлять уточненные сведения. В случае отказа представить актуальные данные налоговые органы могут попытаться привлечь организацию к штрафу за представление недостоверных сведений по ст.126.1 НК РФ. Но по мнению ФНС, это неправомерно. В таком случае в качестве возражений рекомендуем сослаться на Письма и Решение ФНС, указанные ниже.

Обоснование:

В Разделе 1 формы справки о доходах физического лица 2-НДФЛ указываются данные о физическом лице - получателе дохода.

Форма Справки заполняется налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета (п.1.2 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@).

В частности, в поле "Серия и номер" указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика (п.3.9 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ).

При этом непосредственно в Порядке заполнения формы 2-НДФЛ не уточняется, на какую дату должны быть актуальны данные о документе, удостоверяющем личность и как быть, если физлицо сменило этот документ, но не уведомило об этом налогового агента.

ФНС сообщает, что в целях исполнения обязанностей по представлению сведений о доходах физлиц (п.2 ст.230 НК РФ) организациям, являющимся налоговыми агентами, необходимо проводить мероприятия по актуализации персональных данных физических лиц - получателей доходов в целях представления в налоговые органы достоверных сведений.

По мнению ФНС, актуальными считаются персональные данные, заполненные в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность физического лица - получателя дохода, на дату представления в налоговый орган сведений (в том числе уточненных) (Письмо ФНС России от 29.12.2017 N ГД-4-11/26889@).

При этом Минфин указывает, что организация при выплате дохода с целью соблюдения принципа должной осмотрительности должна предпринять все возможные меры для получения полных и актуальных персональных данных физических лиц, которым данный доход выплачивается (Письмо Минфина России от 03.05.2018 N 03-04-06/29946).

Согласно п.1 ст.126.1 НК РФ представление налоговым агентом налоговому органу документов, предусмотренных НК РФ, содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Налоговый агент освобождается от указанной ответственности, в случае, если им самостоятельно выявлены ошибки и представлены налоговому органу уточненные документы до момента, когда налоговый агент узнал об обнаружении налоговым органом недостоверности содержащихся в представленных им документах сведений (п.2 ст.126.1 НК РФ).

При этом НК РФ не содержит определения понятия "недостоверные сведения". В связи с этим, по мнению ФНС, любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, не соответствующие действительности, можно отнести к недостоверным. В частности, это могут быть любые ошибки, допущенные налоговым агентом при заполнении соответствующих реквизитов (в том числе, в персональных данных налогоплательщика). На это указано, например, в Письме ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515.

Вместе с тем ФНС также обращает внимание, что положения ст.126.1 НК РФ вводились с целью пресечения безвозмездного и незаконного пользования налоговыми агентами бюджетными средствами и устранения потерь бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов вследствие несвоевременного и неполного удержания и перечисления НДФЛ. Это следует из пояснительной записки к проекту закона (Письмо ФНС России от 09.12.2016 N СА-4-9/23659@).

Соответственно, объективная сторона правонарушения, ответственность за которое установлена п.1 ст.126.1 НК РФ, должна предусматривать представление в налоговый орган справок по форме 2-НДФЛ, содержащих недостоверные сведения, при условии, что указанные действия могли затруднить осуществление налоговым органом мероприятий налогового контроля вследствие невозможности идентификации указанных в справке физических лиц, повлечь несвоевременное и (или) неполное перечисление налоговым агентом НДФЛ в бюджетную систему Российской Федерации, привести к нарушению прав физических лиц (например, прав на налоговые вычеты). К таким сведениям может быть отнесено неверное указание персональных данных о физическом лице (ИНН, Ф.И.О., серия и номер документа, удостоверяющего личность), которые не позволяют идентифицировать физическое лицо - получателя дохода (Решение ФНС России от 22.12.2016 N СА-4-9/24731@, Письмо ФНС России от 09.12.2016 N СА-4-9/23659@).

Таким образом, если налоговый агент представил сведения по форме 2-НДФЛ, которые содержат недостоверные сведения только о документе, удостоверяющем личность (например, в связи с его заменой), при наличии иных идентифицирующих признаков (ФИО, ИНН), его привлечение к ответственности по ст.126.1 НК РФ неправомерно (Решение ФНС России от 22.12.2016 N СА-4-9/24731@).

Факт того, что представленные недостоверные сведения не привели к неисчислению и (или) неполному исчислению НДФЛ, к неблагоприятным последствиям для бюджета, нарушению прав физических лиц, должен рассматриваться как смягчающее обстоятельство (п. 3 Письма ФНС России от 9 августа 2016 г. N ГД-4-11/14515).

С учетом сказанного, считаем, что указание в справке 2-НДФЛ тех паспортных данных, которые имеются в организации на дату составления справок, не является правонарушением, приводящим к негативным налоговым последствиям, поскольку это не препятствует налоговым органам идентифицировать налогоплательщика на основании другой информации (ФИО, ИНН). В данном случае у налогового агента может отсутствовать объективная возможность получить данные о смене паспорта уволенного сотрудника. Законодательство не обязывает работодателей и не устанавливает механизмов, позволяющих отслеживать изменение этих данных, в отличие от налоговых органов, которые получают эти данные напрямую от органов ФМС России (п.8 ст.85 НК РФ).


Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос