Москва: +7 495 925-52-95
пн-чт: 09.00-19.00, пт: 09.00-18.00
Линия консультаций:+7 495 223-06-80

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос

10.01.2020

Проживание во время командировки

Вопрос:

Сотрудники организации на основании приказа отправленные в командировку, предоставили подтверждающие документы (во вложении).

Двое сотрудников проживали в одном номере, но в расшифровке к кассовому чеку указан один сотрудник, в счете-расшифровке в графе кол-во гостей отмечено 2 чел.

Вопрос 1: необходимо ли запрашивать в гостинице, чтобы вписали в расшифровку второго подотчетника или стоит отнести все расходы на проживание на одного сотрудника?

Вопрос 2: есть кассовый чек на проживание, но нет расшифровки счета на проживания. Если не удастся получить расшифровку к кассовому чеку, можно ли принять данные расходы на проживание?

Вопрос 3: есть электронный билет (бронь на озоне) но нет распечатанного электронного билета с куар кодом, посадочный талон и маршрутная квитанция есть, необходимо ли запрашивать электронный авиабилет, где будет указана стоимость перелета

Вопрос 4: сервисный сбор за услуги посредника (озон.ру), можем ли мы возместить эти расходы, но не принимать и отнести (91.02)?

Ответ:

Вопрос 1: В счете гостиницы указано на проживание двух лиц. Оплату расходов за проживание может произвести один из командированных сотрудников. Никаких нарушений в этом нет. В таком случае возмещение расходов на проживание будет производиться тому сотруднику, который их оплатил.

Вопрос 2: В данном случае на услуги гостиницы имеется счет и кассовый чек. Полагаем, иных документов не требуется.

Вопрос 3: При отсутствии в электронных билетах QR-кода или иных реквизитов, идентифицирующих кассовый чек, формально не подтверждены произведенные расчеты на билеты. Однако имеются другие документы, косвенно подтверждающие состоявшуюся поездку (посадочный талон, маршрутная квитанция). Полагаем, данные документы подтверждают произведенные подотчетным лицом расходы на проезд и подлежат возмещению. Вместе с тем при признании расходов для целей налогообложения могут возникнуть риски.

Вопрос 4: Поскольку сервисный сбор связан с приобретением билетов, указанные расходы непосредственно связаны с командировкой и поэтому подлежат возмещению командированным сотрудникам в общем порядке. Данная сумма может быть учтена при налогообложении прибыли. В бухгалтерском учете эту сумму следует отразить по той же статье затрат, куда отнесены командировочные расходы.

Обоснование:

Согласно ст.168 ТК РФ при направлении работника в командировку работодатель обязан возмещать ему, в частности, расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, а также другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о командировках.

Основным назначением оправдательных документов, которые прилагаются к авансовому отчету, является подтверждение того, что подотчетное лицо потратило выданные ему деньги в соответствии с целями, на которые они были выданы. Поэтому для целей расчетов с подотчетным лицом организация самостоятельно решает, могут ли представленные документы подтверждать понесенные расходы и, соответственно, подлежат ли они возмещению. При этом то обстоятельство, что приложенные документы могут содержать какие-либо дефекты (или может не хватать каких-либо расшифровок), само по себе не опровергает факт осуществления понесенным лицом расходов. В каждом конкретном случае работодателю следует внимательно изучить документы на предмет того, могут ли, в целом, подтвердить расходы.

В частности, в данном случае к тексту вопроса прикреплен счет гостиницы и кассовый чек на услуги проживания на сумму 11 800 руб., а также электронный авиабилет на общую сумму 17285 руб. Из указанных документов следует, что два сотрудника организации находились в командировке, соответственно, эти документы могут подтвердить факт осуществления ими расходов.

Законодательно не установлено никаких запретов на оплату командировочных расходов одним из сотрудников, направляемых в командировку. Каждому сотруднику возмещается та часть расходов, которые он непосредственно оплатил.

То обстоятельство, что счет на оплату услуг гостиницы оформлен на одного из двух сотрудников, направляемых в командировку, при том что в документах указано 2 проживающих лица, не меняет характер расходов на проживание. В таком случае расходы возмещаются тому сотруднику, который произвел оплату гостиничных услуг. Электронные билеты также могли быть куплены одним из сотрудников. Тогда именно он прилагает электронный билет к авансовому отчету и таким же образом организация возмещает расходы именно ему. Характер расходов не меняется - они по-прежнему являются командировочными.

Может так случиться, что, например, второй сотрудник фактически не оплачивал никаких расходов. Ему в таком случае будут выплачены лишь суточные за период командировки.

Далее более подробно рассмотрим состав документов, которые подтверждают услуги гостиницы и авиа-перелет.

Услуги гостиницы

В настоящее время контрольно-кассовая техника, включенная в реестр контрольно-кассовой техники, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных названным Федеральным законом, а также за исключением индивидуальных предпринимателей без работников, которые освобождены от данной обязанности до 1 июля 2021 г. при оказании услуг, выполнении работ и продажи товаров собственного производства (п. 1 ст. 1.2, ст. 2 Закона N 54-ФЗ, ст. 2 Федерального закона от 06.06.2019 N 129-ФЗ).

При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено Законом N 54-ФЗ (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).

В данном случае гостиничные услуги оказывает организация. Для гостиничных услуг не установлено исключений в применении ККТ. Таким образом, при оказании гостиничных услуг должен формироваться кассовый чек или бланк строгой отчетности с применением ККТ.

Кроме того, из п.20 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085) следует, что между заказчиком (потребителем) и исполнителем заключается договор путем составления документа, подписанного двумя сторонами, который должен содержать:

а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации;

б) сведения о заказчике (потребителе) (наименование и сведения о государственной регистрации юридического лица или фамилию, имя, отчество (при наличии) физического лица и сведения о документе, удостоверяющем его личность, оформленном в установленном порядке);

в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

г) цену номера (места в номере);

д) период проживания в гостинице;

е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

По разъяснениям Роспотребнадзора (п.5 Письма от 11.01.2016 N 01/37-16-29), в вопросе о форме договора надлежит руководствоваться положениями ст.434 ГК РФ (в их взаимосвязи с нормами ст.432 ГК РФ), в частности, исходить из того, что письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п.3 ст.438 ГК РФ.

Иными словами, направление гостиницей оферты в виде счета и своевременное получение ею акцепта в виде платежа от клиента означает заключение договора, причем в письменной форме (п. 2 ст. 432, п. 1 ст. 433, п. 3 ст. 434 ГК РФ). Счет в таком случае должен содержать седения, предусмотренные п.п. "а"-"е" п.20 Правил предоставления гостиничных услуг.

Таким образом, для подтверждения расходов на проживание, кроме кассового чека (БСО), сформированного с применением ККТ, обычно используется счет гостиницы. Использование какой-либо расшифровки к кассовому чеку (счету) законодательно не установлено.

По разъяснениям Минфина, расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (Письма Минфина России от 19.08.2019 N 03-03-06/1/63290, от 16.11.2018 N 03-03-06/1/82673, от 02.10.2018 N 03-03-06/1/70733).

В данном случае стоит обратить внимание, что кассовый чек несколько не соответствует действующим в настоящее время требованиям. В частности, с 1 июля 2019 года в реквизите формы расчетов в кассовом чеке вместо "ЭЛЕКТРОННЫМИ" должно быть указано "БЕЗНАЛИЧНЫМИ" (Приложение N 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@, Письмо ФНС России от 20.12.2018 N ЕД-4-20/24850@). Таким образом, формально чек оформлен с нарушением действующего законодательства.

Вместе с тем, незначительные дефекты в первичных документах не влияют на факт несения расходов и, на наш взгляд, не должны влиять на возможность признания расходов при налогообложении прибыли. В частности, по мнению представителей Минфина и ФНС РФ (Письмо Минфина РФ от 04.02.2015 №03-03-10/4547, направленное ФНС РФ региональным налоговым органам письмом от 12.02.2015 №ГД-4-3/2104@), ошибки в первичных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Кроме того, Минфин указывает, что нарушение гостиницей соответствующих норм отраслевого законодательства Российской Федерации само по себе не свидетельствует об отсутствии расходов налогоплательщика (Письма Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132, от 20.09.2019 N 03-03-06/1/72532).

Таким образом, считаем, что организация вправе признать расходы на основании имеющихся документов. Дополнительно у сотрудника может быть запрошена объяснительная записка о том, что он фактически произвел расходы с просьбой оплатить их.

Электронный авиабилет

По разъяснениям Минфина, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (Письма Минфина России от 24.09.2019 N 03-03-07/73187, от 23.09.2019 N 03-03-06/1/72906, от 20.09.2019 N 03-03-07/72477, от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32040, N 03-03-06/1/32043, N 03-03-06/1/32045, N 03-03-06/1/32039, N 03-03-06/1/32044, N 03-03-06/1/32150 и др.).

На основании п.2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

В силу п.5.8 ст.1.2 Закона № 54-ФЗ в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, и (или) законодательство Российской Федерации предусматривает использование соответствующих бланков документов при оказании услуг населению, обязанность пользователя по выдаче (направлению) клиенту кассового чека (бланка строгой отчетности) помимо способов, указанных в п.2 ст.1.2, может быть исполнена пользователем путем передачи клиенту указанного документа на бумажном носителе с содержащимися на нем реквизитами кассового чека (бланка строгой отчетности), позволяющими идентифицировать этот кассовый чек (бланк строгой отчетности) (QR-код и (или) дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа).

Таким образом, при выдаче электронного билета кассовый чек может не выдаваться при условии, что в билет будут включены реквизиты, идентифицирующие кассовый чек (QR-код и (или) дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа).

Если в распечатанном электронном билете отсутствует QR-код и (или) указанные реквизиты, идентифицирующие кассовый чек, факт осуществления расчетов не подтвержден надлежащим образом. В такой ситуации у организации могут возникнуть риски, связанные с подтверждением расходов на оплату билетов. Поэтому рекомендуется запросить электронный билет с указанием QR-кода (или с указанными в нем реквизитами, идентифицирующими чек), либо запросить непосредственно кассовый чек.

Вместе с тем, Минфин указывает, что если ни один из вышеуказанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (см. вышеуказанные Письма).

Поскольку организация не должна отвечать за нарушения в оформлении первичных документов контрагентов (в том числе подтверждающих расчеты), полагаем, что организация вправе признать расходы на основании имеющихся документов. Но не исключены налоговые риски.

Что касается сервисного сбора за приобретение билетов, то учитывая, что работодатель возмещает работнику также другие расходы, связанные с командировкой, произведенные с его разрешения и ведома, а также принимая во внимание, что данные расходы непосредственно связаны с приобретением билетов, считаем, что указанные расходы подлежат возмещению работнику.

Кроме того, с нашей точки зрения, компания вправе признать указанный сбор при налогообложении прибыли в составе командировочных расходы при условии их документального подтверждения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ). Данный вывод подтверждается, например, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 по делу N А28-10790/2005-233/15. Хотя московские налоговики в одном из своих писем указывали, что подобные сборы за покупку билетов не относятся к командировочным расходам, поскольку не названы в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. Однако отрицать возможность признания расходов в целом они не стали, указав, что такие сборы могут быть учтены по другому основанию - согласно пп.3 п.1 ст.264 НК РФ как комиссионные сборы (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 01.07.2010 N 16-15/069225@).

В бухгалтерском учете сумму сервисного сбора следует отразить по той же статье затрат, куда отнесены командировочные расходы. Ведь указанная сумма по своему характеру относится к командировочным расходам.


Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос