21.01.2020

Командировка для повышения квалификации работников

Вопрос:

Сотрудники организации приказом отправлены в командировку на повышение квалификации (платный семинар) в другой город с 02.10.2019 по 05.10.2019 г. (05.10.2019 года приходится на выходной день (суббота)). Сотрудники приняли самостоятельное решение вернуться на день позже – 06.10.2019 г, также в выходной день (воскресенье).

Какие расходы по командировке и в каком размере должно компенсировать предприятие в этом случае?

Прошу рассмотреть налогообложение выплат в данном конкретном случае.

Обоснование ответа с точки зрения действующего законодательства

Ответ:

В данном случае срок командировки определяется по приказу руководителя и составляет 4 дня, в том числе 1 выходной день (02.10.2019-05.10.2019). Предприятие должно оплатить:

·         средний заработок за 3 рабочих дня по графику (02.10.2019-04.10.2019), приходящиеся на период командировки;

·         работу в выходной день 05.10.2019 в периоде командировки в повышенном размере (или предоставить за этот день отгул и оплатить в обычном размере);

·         суточные и проживание за период командировки (02.10.2019-05.10.2019);

·         проезд.

Указанные выплаты можно учесть при налогообложении прибыли в общем порядке. Командировочные расходы (суточные, проживание) за период 02.10.2019-05.10.2019, а также расходы на проезд не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Поскольку работники находятся в месте командировки по распоряжению работодателя, возвращение на день позже запланированного срока следует согласовать с работодателем.

Оплата командировочных расходов за выходной день 06.10.2019 не производится, поскольку этот день не входит в срок командировки.

Обоснование:

Командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя (п.3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) (далее - Положение N 749).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п.4 Положения N 749). Срок командировки указывается в Приказе о направлении работника в командировку (форма № Т-9).

Таким образом, поскольку командировка является служебной поездкой по распоряжению работодателя и срок командировки определяет именно работодатель с целью выполнения определенного служебного поручения, желание работников остаться в месте командировки на выходные дни не меняет срок командировки. Днем окончания командировки работников является последний день, обозначенный в приказе (Письмо Минфина РФ от 10.03.2006 N 03-05-01-04/54). Соответственно, срок командировки в данном случае составляет 4 дня, в том числе 1 входной день (с 02.10.2019 по 05.10.2019).

На основании ст.ст. 167, 168 ТК РФ и п. 11 Положения N 749 при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:

·         расходы по проезду;

·         расходы по найму жилого помещения;

·         дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

·         иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п.9 Положения N 749). Таким образом, по среднему заработку подлежат оплате только дни работы по графику, установленному в организации, в том числе приходящиеся на время пути. Соответственно, по среднему заработку в данном случае оплачивается 3 дня (02.10.2019-04.10.2019).

Что касается выходного дня 05.10.2019, то в силу п.5 Положения N 749 если работники привлекались к работе в свой выходной день (в том числе, если такой день приходится на время в пути), такие дни следует оплатить в повышенном размере в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. В частности, если работник получает оклад, оплата за выходной (нерабочий праздничный) день производится следующим образом:

·         в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени

·         в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

Оплата в повышенном размере производится всем работникам за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Если на выходной или нерабочий праздничный день приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 0 до 24 часов).

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

Таким образом, в данном случае по среднему заработку оплачиваются рабочие дни по графику работников (02.10.2019-04.10.2019), а выходной день 05.10.2019 оплачивается в повышенном размере, установленном для выходных дней ст.153 ТК РФ, за исключением случая, когда за этот день предоставляется отгул.

Поскольку выходной день 06.10.2019 не входит в период командировки и работники не привлекались к работе в этот день, оплачивать этот день не нужно.

Что касается суточных, то в силу п.11 Положения N 749 суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Срок командировки следует определить по приказу руководителя и оплатить суточные только за те дни, которые приходятся именно на служебную командировку, а не на время отдыха работника в месте командировки. Аналогичный подход представлен, например, в Письме Минфина РФ от 10.03.2006 N 03-05-01-04/54. Соответственно, в данном случае суточные выплачиваются за 4 дня (02.10.2019-05.10.2019).

Что касается расходов на проживание, то они также оплачиваются только за дни командировки (02.10.2019-05.10.2019). Проживание за 06.10.2019 работодатель оплачивать не обязан, поскольку данный день не входит в срок командировки.

Вместе с тем расходы на проезд возникают у работодателя в любом случае. Поэтому тот факт, что дата обратной поездки перенесена на один день, в целом, не влияет на характер указанных расходов - они по-прежнему являются командировочными расходами и, соответственно, подлежат возмещению. Однако поскольку работники, имея право свободно использовать свои дни отдыха, тем не менее находятся в месте командировки по распоряжению работодателя, перенос даты обратной поездки следует согласовать с руководителем. В частности, работники могут написать на имя руководителя заявление с просьбой перенести дату обратного выезда в связи с проведением выходного дня в месте командировки. Руководителю, в свою очередь, рекомендуется сделать разрешительную надпись непосредственно на заявлении или издать отдельный приказ о том, что перенос даты выезда по заявлению работника разрешен руководителем. Заявление работника будет также служить дополнительным обоснованием того, что выходные дни не входят в срок командировки и, соответственно, не подлежат оплате (работа в выходной день, проживание, суточные). Разрешение работодателя вернуться из командировки на день позже не меняет срок командировки.

В части налогообложения отметим следующее.

Налог на прибыль

Согласно пп.12 п.1 ст.264 НК РФ при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов признаются расходы на командировки, в частности:

·         проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

·         наем жилого помещения (в т.ч. дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах);

·         суточные.

В данном случае на основании указанной нормы признаются командировочные расходы за 4 дня командировки (02.10.2019-05.10.2019): проезд, проживание, суточные.

При этом по разъяснениям Минфина, расходы на приобретение проездного билета для проезда из места командировки к месту постоянной работы в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, при условии, что задержка выезда командированного из места командировки произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (Письмо Минфина России от 13.06.2017 N 03-03-РЗ/36418, п.2 Письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800, Письмо Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687 и др.). Таким образом, во избежание проблем с признанием расходов на проезд настоятельно рекомендуем согласовать перенос дня выезда из командировки в порядке, указанном выше.

Средний заработок за период 02.10.2019-04.10.2019, а также оплата за работу в выходной день 05.10.2019 в общем порядке относится к расходам на оплату труда (п.п. 1, 6 ст.255 НК РФ).

НДФЛ

Возмещение командировочных расходов не облагается НДФЛ на основании п.3 ст.217 НК РФ. К указанным расходам относятся, в частности, суточные за 4 дня (в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения за 4 дня.

Тот факт, что работники остаются в месте командировки, используя свои выходные дни, не приводит к возникновению у них экономической выгоды для целей НДФЛ в части оплаты расходов на проезд (Письма Минфина России от 22.02.2019 N 03-04-06/11746, от 21.03.2017 N 03-04-06/16282, от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, п.1 Письма Минфина России от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221 и др.).

Страховые взносы

На основании п.2 ст.422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, на проезд до места назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, командировочные расходы в виде суточных за 4 дня (с учетом ограничений, установленных для целей НДФЛ), расходы на оплату проезда и найму жилого помещения за 4 дня, не облагаются страховыми взносами. Тот факт, что работники на день перенесли отъезд из командировки, не меняет целевой характер расходов на проезд.