02.10.2018

Положение о командировках

Вопрос:

Как может обезопасить себя организация от проверяющих органов и что должно быть прописано в "Положении о командировках" о возмещении расхода ГСМ для целей проезда к месту командировки и обратно, а также внутри населенного пункта (города и области) во время нахождения в командировке на личном автотранспорте ,позволяющее уменьшить базу по налогу на прибыль?

Ответ:

По нашему мнению в "Положение о командировках" можно включить следующие условие:

Работник при исполнении своих должностных обязанностей, связанных с разъездами для служебных целей, самостоятельно определяет вид транспорта для проезда к месту исполнения своих обязанностей.

Работнику, в связи с выполнении им трудовых обязанностей, возмещаются расходы на основании подтверждающих документов.

В случае если у работника, в связи с выполнением им трудовых обязанностей, возникнет необходимость приобретения горюче-смазочных материалов, компенсация работодателем соответствующих расходов, осуществляется с учетом норм расходов топлива и смазочных материалов, указанных в методических рекомендациях (утв. Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС.

Работник после окончания командировки представляет отчет с отражением общей информации о расходах понесенных им при исполнении своих должностных обязанностей.

Работодатель утверждает отчет Работника в течение ___рабочих дней.

Возмещение расходов производится не позднее _____рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника..

Обоснование:

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организация вправе учесть (в составе прочих расходов) расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ. Контролирующие органы требуют исходить из норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (Письмо Минфина России от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, Письмо ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199).

Законодательством РФ не предусмотрена возможность работодателя не платить работнику компенсацию за использование им личного имущества для выполнения своих трудовых обязанностей, даже если работник напишет отказ от такой компенсации. При этом, использование личного имущества работника для служебных целей осуществляться на основании заключенного соглашения между работником и работодателем. Кроме того, никаких ограничений в выборе вида транспорта законодательно не установлено. Таким образом работник вправе самостоятельно принять решение о виде транспорта, необходимого ему для проезда к месту исполнения своих обязанностей. Полагаем, что в случае если работник в одностороннем порядке примет решение использовать свой автомобиль для служебных целей, без заключения соответствующего соглашения с работодателем, у последнего отсутствует обязанность по соблюдению норм установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Между тем в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 N 395 Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р утверждены Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

По нашему мнению, эти нормы можно использовать и при определении размера расходов, возмещаемых работнику, если он съездил (с ведома работодателя) в служебную командировку на личном автомобиле при отсутствии соглашения об использовании имущества работника в служебных целях. Но эти нормы имеют рекомендательный характер. Организация может применять их, но может утвердить и свои нормы. О том, что данные нормы имеют рекомендательный характер, сказано также в Письмах Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61.

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы на проезд и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).

При налогообложении прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

В целях п. 1 ст. 252 НК РФ для подтверждения и обоснования расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие факт командировки и оплату ГСМ.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, организация может учесть расходы на ГСМ в полном объеме. Эта позиция подтверждена п. 1 Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 28.08.2006 N А29-8205/2005А.

В соответствии со ст. 252 НК РФ для целей налогообложения налогом на прибыль налогоплательщик может учесть обоснованные и документально подтвержденные затраты. В данном случае:

- документы, подтверждающие расходы на приобретение бензина, имеются;

- вопрос о том, каким видом транспорта (автомобильным, железнодорожным, авиационным), решает сам сотрудник. Важна цель поездки - служебная командировка. Соблюдение этой цели вполне обосновывает понесенные расходы на возмещение стоимости бензина.