Москва: +7 495 925-52-95
пн-чт: 09.00-19.00, пт: 09.00-18.00
Линия консультаций:+7 495 223-06-80

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос

04.10.2018

Пересчет пособия

Вопрос:

Сотрудник при устройстве на работу не представил трудовую книжку (говорит, что не отдали на предыдущем месте работы). Мы завели ему новую. Через три месяца он заболел, принес больничный, расчет произвели исходя из 3з месячного стажа. В начале августа он принес справку о трудовом стаже в вооруженных силах. Нужно ли нам перерасчитывать пособие и в какие сроки? Как этот перерасчет отразить в 6-НДФЛ? Какую запись сделать в трудовой книжке?

Ответ:

Пересчет пособия

В силу ч.1.1 ст.16 Закона N 255-ФЗ в страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности засчитываются также периоды прохождения военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом Российской Федерации от 12 февраля 1993 года N 4468-1 "О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей".

В соответствии с ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ) пособие по временной нетрудоспособности исчисляют исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей).

По общему правилу для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности застрахованное лицо представляет листок нетрудоспособности установленной формы, а также справку (справки) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с места (мест) работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) (ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

В случае отсутствия у застрахованного лица на день обращения за пособиями по временной нетрудоспособности справки (справок) о сумме заработка, необходимой для назначения пособий, соответствующее пособие назначается на основании представленных застрахованным лицом и имеющихся у страхователя (территориального органа страховщика) сведений и документов. После представления застрахованным лицом указанной справки (справок) о сумме заработка производится перерасчет назначенного пособия за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (справок) о сумме заработка (ч. 2.1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Таким образом, в данном случае организация рассчитывает пособие исходя из имеющейся информации. После представления справки о сумме заработка возникает необходимость пересчитать пособие.

Согласно ч.1 ст.15 Закона N 255-ФЗ страхователь назначает пособия по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с необходимыми документами. Выплата пособий осуществляется страхователем в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

Отдельных сроков назначения и выплаты доплаты пособия после пересчета законодательно не установлено. Полагаем, безопаснее всего действовать в соответствии с общими сроками назначения и выплаты пособия:

- пересчитать пособие в течение 10 календарных дней со дня представления справки о сумме заработка у другого работодателя;

- выплатить сумму доначисления в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Форма 6-НДФЛ

Доплата пособия из-за перерасчета среднего заработка является частью самого пособия. Поэтому для нее дата получения дохода, дата удержания НДФЛ и срок его перечисления в бюджет определяются по тем же правилам, что и для основной части пособия.

Напомним, датой фактического получения доходов в виде пособия является день выплаты пособия (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ). Удержание налога производится при фактической выплате пособия (п.4 ст.226 НК РФ). Перечислять суммы исчисленного и удержанного налога с пособия нужно не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п.6 ст.226 НК РФ).

Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом с начала налогового периода (п.3.1 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России N ММВ-7-11/450@). Таким образом, в Разделе 1 формы 6-НДФЛ за тот период, в котором произведен пересчет пособия, итоговые суммы пособия отражается с учетом произведенного перерасчета (по смыслу см. Письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9248 по пересчету отпускных).

В Разделе 2 формы 6-НДФЛ указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога (п. 4.1 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ).

По разъяснениям ФНС операции отражаются в этом разделе в том периоде, в котором они завершены, то есть в том периоде, на который приходится срок перечисления НДФЛ в бюджет (см. Письма ФНС от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@, от 24.10.2016 N БС-4-11/20126@ и др.).

Таким образом, если доплата пособия произведена в августе (к примеру, 10.08.2018), операция отразится в Разделе 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года следующим образом:

стр.100 – 10.08.2018

стр.110 – 10.08.2018

стр.120 – 31.08.2018

стр.130 – сумма доначисленного пособия

стр.140 – НДФЛ с суммы доначисленного пособия

Трудовая книжка

Согласно ст. 65 ТК РФ трудовая книжка является документом, обязательным для предъявления при устройстве на работу.

В силу ч.1 ст.65 ТК РФ трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора, за исключением случаев, когда работник поступает на работу впервые или на условиях совместительства.

Таким образом, законодательно выделено лишь два случая, когда сотрудник может не предъявить трудовую книжку при заключении трудового договора. Отказ бывшим работодателем выдать трудовую книжку в числе этих случаев не назван.

Стоит отметить, что в силу ч.4 ст.84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. Из-за задержки выдачи трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (ст.234 ТК РФ).

На основании ч.6 ст.84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. Таким образом, в данном случае рекомендуем настоять на том, чтобы работник запросил свою трудовую книжку у бывшего работодателя. В противном случае новый работодатель не может удостовериться в том, что у вновь принятого сотрудника нет другого основного места работы.

Следует обратить внимание, что нормы ТК РФ не предусматривают возможности работать по основному месту работы у нескольких работодателей. Исходя из ст.282 ТК РФ работник может вступать в трудовые отношения с несколькими работодателями лишь на условиях совместительства в свободное от основной работы время.

Кроме того, следует учесть, что в силу п.35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном названными Правилами.

С учетом изложенного, в данном случае работодатель может "безопасно" (т.е. не рискуя оказаться в ситуации, когда у работника будет два основных места работы) устроить работника только как совместителя, пока он не представит трудовую книжку. Поэтому прежде, чем оформлять работнику новую трудовую книжку, настоятельно рекомендуем разобраться в ситуации с имеющейся трудовой книжкой.

В то же время само по себе отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу, поскольку такой отказ он не обусловлен деловыми качествами работника (ст. 62 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

В соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

В заявлении работника следует указать причину отсутствия трудовой книжки.

Таким образом, имея письменное заявление работника о выдаче ему новой трудовой книжки, новый работодатель обязан ее оформить. В этом случае она заполняется в общем порядке (в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69):

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом (разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

- фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.) (п. 2.1);

- профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1);

- дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью подтверждает правильность внесенных сведений. Данную страницу (лист) подписывает также лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Затем ставится печать организации или кадровой службы (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Данные выводы следуют из п. 2.2 указанной Инструкции, а также абз. 2 Разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (утв. Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н; далее - Разъяснение к Правилам ведения и хранения трудовых книжек).

Далее заполняются сведения о приеме на работу по следующим правилам (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1).

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (абз. 2 п. 3.1). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу (абз. 2 п. 3.1). Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (п. 1.1). Например, если работник принят на работу 11 февраля 2009 г., в трудовой книжке делается запись: "11.02.2009".

4. В графу 3 вносятся записи (абз. 3 п. 3.1):

- о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;

- о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу (абз. 3 п. 3.1). Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1).


Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос