12.10.2018

Документальное оформление при бубличной оферте

Вопрос:

когда интернет-ресурс (например, телефония) работает через публичную оферту, то возможно ли, что первичными документами так же будут являться с-ф и акт, полученные из личного кабинета через сайт?

По нашему мнению:

- оформление первичных учетных документов (в том числе и актов) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и обычаями делового оборота. Законодательством Российской Федерации предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, при этом необходимо получить согласие контрагента об их использовании. Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур контрагент может в любой форме.

- использовать электронные счета-фактуры возможно только при подписании их электронной подписью и достижении договоренности с конкретным контрагентом об их использовании. Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур контрагент может в любой форме.

Иных способов выставления счета-фактуры и акта в электронном виде законодательно не предусмотрено.

Обоснование:

1. Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходы признаются в целях налогообложения прибыли, если они подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В соответствии со статьей 313 Кодекса данные налогового учета должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (включая справку бухгалтера).

На основании части 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (пункт 4 части 3 статьи 21 Закона N 402-ФЗ).

До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) вид электронной подписи (письмо Минфина России от 05.05.2015 N 07-01-06/25701).

Согласно статье 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Таким образом, при организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом N 63-ФЗ. При этом электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения, условия которого соответствуют требованиям Закона N 63-ФЗ.

Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 28.11.2011 N 976 "О федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном в сфере использования электронной подписи" федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи, является Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

2. Чтобы использовать электронные счета-фактуры, необходимо выполнить следующие условия (п. 1 ст. 169 НК РФ).

· Приобрести сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи для руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры (Письма Минфина от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, ФНС от 19.05.2016 N СД-4-3/8904). Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Перечень удостоверяющих центров, где можно приобрести квалифицированную электронную подпись, размещен на сайте Минкомсвязи - http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/.

· Заключить договор с одним из доверенных операторов электронного документооборота (ЭДО). Реестр таких операторов размещен на сайте ФНС - https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/el_count/.

Вы и ваши контрагенты можете обслуживаться как у одного, так и у разных операторов ЭДО. Но такие операторы должны иметь совместимые технические средства для передачи счетов-фактур (п. 1.3 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

· Договориться об использовании электронных счетов-фактур с конкретным контрагентом. Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур он может в любой форме. Например, направив вам письмо или включив вашу компанию в список контрагентов в системе ЭДО (Письмо Минфина от 01.08.2011 N 03-07-09/26).

Электронный счет-фактура, составленный по утвержденному ФНС формату и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, является оригиналом документа. Его не нужно распечатывать ни для представления по требованию налоговой инспекции (п. 2 ст. 93 НК РФ), ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, Письма Минфина от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, ФНС от 19.07.2017 N СД-4-3/14079@).

Если продавец и покупатель договорились об использовании электронных счетов-фактур, то порядок документооборота будет таким.

Продавец в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

· составляет счет-фактуру в электронной форме по утвержденному формату;

· подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя компании или уполномоченного им лица (Письма Минфина от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, ФНС от 19.05.2016 N СД-4-3/8904). Подпись главного бухгалтера не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ);

· отправляет покупателю файл счета-фактуры по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через доверенного оператора ЭДО.

После этого продавец (п. 2.7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

· получает подтверждение оператора ЭДО с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры;

· не позднее следующего за этим рабочего дня отправляет оператору извещение о том, что подтверждение получено.

Только после получения продавцом этого подтверждения оператора ЭДО электронный счет-фактура считается выставленным. Но датой его выставления считается дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, указанная в подтверждении оператора (п. 1.10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Продавец и покупатель могут договориться, что покупатель будет отправлять продавцу извещение о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО. В этом случае продавцу дополнительно поступит от оператора ЭДО извещение покупателя о получении счета-фактуры (п. п. 2.9, 2.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж, Письмо ФНС от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769).

Дублировать на бумаге выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя. В то же время при необходимости продавец имеет право выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры. Например, если по какой-либо причине невозможно передать счет-фактуру по ТКС через оператора ЭДО (п. 2.20 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме). Также продавец по просьбе покупателя может распечатать для него электронный счет-фактуру.

Покупатель при приобретении товара (работ или услуг) или уплате аванса (п. п. 2.9, 2.12 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

· получает от оператора ЭДО файл счета-фактуры продавца;

· получает от оператора ЭДО подтверждение отправки файла счета-фактуры с указанием даты и времени этой отправки;

· не позднее следующего за этим рабочего дня направляет оператору ЭДО извещение о получении этого подтверждения.

Только после получения от оператора ЭДО подтверждения отправки файла счета-фактуры электронный счет-фактура считается полученным и покупатель может зарегистрировать его в книге покупок в общем порядке (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Если продавец и покупатель договорились, что покупатель будет отправлять продавцу извещение о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО, то покупатель также (п. п. 2.9, 2.10, пп. "б", "в" п. 2.12, п. 2.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

· отправляет продавцу через оператора ЭДО извещение о том, что файл счета-фактуры получен;

· получает подтверждение оператора ЭДО о том, что продавцу отправлено извещение о получении счета-фактуры, с указанием даты этой отправки;

· не позднее следующего за этим рабочего дня направляет оператору ЭДО извещение о том, что это подтверждение получено.