Использование имущества на дистанционке: когда можно не начислять НДФЛ и взносы

В связи с переходом на удаленный режим многие работники используют свое оборудование и программно-технические средства. Исходя из ст.312.3 ТК РФ порядок и сроки выплаты компенсации за использование указанного имущества определяются трудовым договором о дистанционной работе.

Под компенсационными выплатами в рамках ТК РФ понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст.164 ТК РФ).

Минфин указывает, что суммы компенсаций расходов дистанционных работников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств подпадают под компенсационные выплаты, не подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами (п.1 ст.217, абз.10 пп.2 п.1 ст.422 НК РФ). Выплаты не облагаются в размерах, определенных трудовым договором о дистанционной работе.

Однако ведомство обращает внимание, что размер выплат должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях. Схожего подхода Минфин придерживается и в отношении компенсации за использование личного имущества в служебных целях рамках ст.188 ТК РФ (см., например, Письмо Минфина России от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672).

Иными словами, просто обозначить в трудовом договоре некую сумму, в рамках которой работодатель будет компенсировать расходы работников по использованию личного имущества, недостаточно. Как вариант, если идет речь об использовании, например, личного компьютера, размер компенсации можно рассчитать исходя из примерной суммы амортизации по нему с учетом срока полезного использования (на основании технических документов) и привести расчет в приложении к договору.

Подробнее о том, как оформить перевод на дистанционку, можно узнать из Готового решения "Как оформить дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу во время карантина из-за коронавируса COVID-19".

Письмо Минфина России от 29.10.2020 N 03-04-06/94269