При отсутствии транспортной накладной расходы можно подтвердить другими документами

Транспортная накладная является документом, который подтверждает заключение договора перевозки. Такой документ может считаться документом, оформленным в соответствии с законодательством РФ.

ФНС указывает, транспортная накладная может быть применена как первичный учетный документ исключительно при наличии реквизитов, определенных ст.9 Закона "О бухгалтерском учете". Для этого должен быть правильно заполнен раздел 16 ("Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы (при необходимости)"). Если раздел не заполнен, транспортная накладная остается документом, оформленным "в соответствии с законодательством РФ" и подтверждает затраты на перевозку. Но для отражения перевозки в бухгалтерском и налоговом учете нужно оформить первичный учетный документ, который соответствовал бы требованиям ст.9 Закона "О бухгалтерском учете".

Если транспортной накладной нет или она утеряна, то это само по себе не является основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. В таком случае наличие договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами. В случае спора суд будет исследовать все имеющиеся доказательства.

Письмо ФНС России от 19.04.2021 N СД-4-2/5238@